Деятельность любой компании, использующей транспорт, подразумевает наличие денежных трат на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Их можно покупать, применяя топливные карты. В разных видах финансовой документации необходимо правильно отражать операции получения и расхода топлива. Соблюдение требований учета топливных карт способствует избежанию недочетов в бухучете.
- 4.1 Бухгалтерский учет у покупателя
- 4.2 Учет карт на ОСНО проводки
- 4.3 Учет топливных карт при УСН
- 4.4 Как вести учет топливных карт на ЕНВД
- 4.5 ГСМ при учете налогов
Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами
Если компания решила использовать в своей работе топливные карты, она должна учитывать некоторые нюансы.
- В компании нужно спланировать счета. Специалист для этого должен позаботиться об открытии счета и субсчета для отслеживания за оборотом ГСМ вместе с топливной картой.
- Необходимо сочетать политику компании с такими положениями:
- стоимость трат и списания горючих и смазочных продуктов;
- методика записи затрат по этим материалам;
- постановка топливных карт на баланс фирмы;
- утверждение журнала записи карточек;
- название складов, где получают топливо;
- если компания относится к учреждениям, работающим по ОСНО, то она не должна следовать правилам бухучета 18/02.
В учетной политике нужно определить затраты, по которым будут начисляться налоги:
- все материалы, которые были потрачены сверх установленного лимита;
- топливо, израсходованное в пределах действущих норм;
- все карточки (их относят как денежные затраты или траты на поддержание работоспособности транспортных средств).
Бухгалтерия должна завести такие документы:
- бланк путевого листа (утверждается согласно формы);
- журнал трат топливных материалов;
- журнал контроля ГСМ, выданных сверх нормативов;
- журнал поступления транспортных карточек, их выдачи, перемещения и списания (в графах указывают дату выдачи шоферу вместе с его личными данными, дату приема в бухгалтерию, марка авто и его госномер).
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Топливные карты, которые приобретались за деньги, записываются в составе финансовых ценностей. Принимается только себестоимость по факту. Расходы причисляют к тратам на повседневные разновидности работы (например, за такие деньги приобретают сырье, товары и проч).
Затраты на закупку рассматриваемого средства накопления бонусов и скидок учитываются по категории 10.6 (другие материалы). Источник информации — накладная по товару. Записываются такие проводки:
- деньги за эмиссию топливной карты (документ, на основе которого это делается — банковская выписка);
- состав товарных запасов (информация — накладная по товару или договор на транспортирование топлива);
- НДС по карточке;
- этот же налог к вычету;
- цена карты, списанная в финансовые траты компании.
Поставщик топлива должен передать на 30 или 31 число для фирмы, владеющей документами, такие данные:
- счета;
- накладную;
- акт проверки взаиморасчетов;
- отчеты по всем проведенным операциям.
По этим документам показывают, сколько литром топливных товаров было куплено, какой объем надо сверить. Списание проводится по таким показателям:
- предоплата за топливо;
- топливо, переданное по договору поставки;
- НДС, высчитанный по счетам;
- НДС, определенный по книге закупок;
- общая списанная цена топлива, купленного и заправленного в транспортное средство.
НДС начисляется после приема карточки на баланс, получения фактуры.
Общего образца ведения журнала нет. Бухгалтер ведет его в такой форме, которая для него наиболее понятна и удобна. В документе записываются данные:
- номер записи;
- дата выдачи карты;
- название ее;
- личные данные человека, который выдал ее;
- личные данные человека, который принял платежное средство;
- дата приема.
На некоторых фирмах журналы дополняются номером карты, пределом покупки по безналу, вид покупаемого топлива, другие данные.
Учет ГСМ по топливным картам
Топливная карта без цены бензина является материально производственным расходом. Деньги на ее покупку идут как текущие расходы. В финансовом документе выдача топливной карточки не отображается и проводок не формируется.
В конце каждого месяца бухгалтер делает проводки:
- перечисление аванса;
- оприходование топливных материалов;
- запись входного НДС;
- оприходование ГСМ по суммам чека АЗС;
- запись входного НДС;
- зачет преждепереведенного аванса;
- определение НДС к вычету.
Бухгалтерский учет топливных карт
Контроль этих карточек проводится соответственно особенностей проводки и условий налогообложения.
Эта форма учета зависит от условий покупки топливной карты. Она предоставляется на указанных ниже условиях:
- ее дает сам реализатор топливных продуктов бесплатно;
- ее можно взять на условиях дальнейшего возврата;
- с внесением личных средств покупателя.
Все эти положения в дальнейшем будут отображаться в ведомостях бухгалтерии.
Бухучет топливных карт будет формироваться и от того, какая форма учета налоговых начислений ведется в корпорации, где работают их пользователи. Если она выдается безоплатно, то ее не отображают в форме учета. Ее просто прикрепляют за юрлицом, и этот факт является гарантией того, что ее в дальнейшем не можно будет продать.
Если же карточка выдается на условии возврата, то покупатель перечисляет залоговую стоимость. Когда заканчивается срок ее действия, то ее возвращают продавцу. В балансе ее указывают как собственность продавца. При отображении учета покупателя ее показывают на забалансовом счете.
Совершаются такие бухгалтерские операции:
- начисление стоимости залога владельцу;
- показывается сумма залога;
- возвращается залоговая стоимость после того, как срок карты истекает;
- возвращается обеспечение залога;
- отображается возврат карты.
Покупка отображается так:
- начисления поставщику;
- списание цены карты;
- НДС;
- списание этого налога;
- отображение платежного инструмента по бухгалтерскому балансу.
Применение счетов 71 или 10 не является оправданным, потому что топливные карты не выполняют функций денег, не учитываются как сырье, не реализуются и не используются для управленческих нужд.
При бесплатном получении ее не нужно показывать. Получение ее для временного использования такое же, как при ОСНО. Если она приобретается за счет денег компании, то ее цену включают в расходы, из которых потом начисляется единый налог.
Бывает, что единый налог считают как остаток между доходами и расходами компании. Тогда предприятие ищет пути снижения базы налогообложения. В расходы бухгалтер включает:
- хозяйственную целесообразность трат;
- подтверждение трат по документам;
- горючее применяется для транспорта, из которого извлекается экономическая выгода.
При этом надо платить налог на вмененный доход. Цена же карточки не изменяет сумму налоговых платежей. Иногда юрлицо может сочетать ОСНО с ЕНВД. Топливные карты применяются в разных видах деятельности, и НДС по них распределяется в корреляции от вида начисления налога.
Закон не обязывает вести нормирование расходов бензина. На ОСНО литры топлива вводятся как траты на последний день учетного периода. При применении упрощенки
Типичные ошибки
Распространенная ошибка — применение счета 71 для учета выдачи топливной карты шоферу. Если сотруднику выдают топливную карту, то деньги ему не перечисляют. В бухучете не надо отражать факт выдачи.
Иногда бухгалтер не отображает карточку, потому что она выдавалась бесплатно. Тогда они отображаются по договоренной цене 1 рубль — так можно избежать возможных ошибок
Учет бензина по топливным картам
При учете бензина персонифицируются такие данные:
- размер скидки, полученной при закупках;
- стоимость заправки и дозаправки;
- время посещения АЗС;
- место покупки топлива;
- вид, категория бензина.
Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия
При покупке бензина делают проводки:
- предварительная плата за ГСМ по Д60;
- предоплата за НДС по Д68.
Покупка ГСМ отмечается датой, в которой формировался отчет эмитента. Делаются такие проводки:
- запись на учет ГСМ (Д10);
- НДС по топливу (Д19);
- минус этого же налога (Д68);
- восстановление этого налога (Д60).
Учет смарт карты
Топливная карта с микропроцессором выпускается эмитентом или собственником автозаправки. Это такое же современное средство, облегчающее отпуск бензина. Она не является средством для платежа. На карту без лимита вводят объем литров бензина, которое в дальнейшем получает клиент. При исчерпании объема бензина его невозможно будет получить.
На лимитированных продуктах устанавливают ограничение на сутки или месяц в литрах топлива.
Учет топливных карточек — важная составляющая деятельности бухгалтера. Правильно заполненные документы гарантируют точность отображения движения денег и соответствия действующему налоговому законодательству.
